メールのビジネスマナー
電子メールの利点
(1)送受信の記録を残すのに役に立ちます。
(2)文章の手直しを求める時には、加工が行えるので便利です。
(3)同じ情報を複数の人で確認するときは便利です。
このように、電子メールには非常にたくさんのメリットがあります。特に、文章を手書きするよりも時間がかからない。添付ファイルなどによって仕事がスムーズにすすむ。情報の共有などは、電子メールを使わない場合と比較して非常にスピーディに仕事ができるでしょう。
もはや電子メールがなければ仕事が遅々として進まない、という場合もあるでしょう。
しかし、その中でこそ電子メールにおけるビジネスマナーを知っておくべきです。また、ここではビジネスマナーという点だけにとらわれない形で電子メールの使い方を解説していきます。
電子メールの注意点
ビジネスにメールを取り入れたいと考えている方は、以下のことは最低限守る必要があります。メールを使う方に押さえていただきたいポイントです。
(1)メールチェックは 一日に２，３回はチェックしましょう。
(2)会社の機密などのやりとりはしない。
(3)個人的なソフトは使わない。特にファイル共有ソフト(ウィニーなど)は絶対NG
(4)添付ファイルの互換性を確認せずに送るのはマナー違反。
電子メールのビジネスマナー NG集
ここでは、電子メールをつかってやってはいけない事を解説します。
・すぐに確認が欲しいことを電子メールで問い合わせる。
あいては電子メールを確認していないかもしれません。急ぎの場合は電話を使いましょう。
・クレームなどに対する謝罪を電子メールで行なう。
相手にとって誠意が感じられません。
・cc(カーボンコピー)を使う。
ccを使うと、送信先全てに電子メールアドレスがバレます。どうしても使いたい場合はbcc(ブラインドカーボンコピー)をつかいましょう。
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